הטמעת מערכת CRM: כל השלבים בדרך לשימוש מיטבי
14.05.24 / 06:43
מערכת CRM היא כלי עבודה יעיל ובמידה רבה כמעט חובה עבור עסקים גדולים וגם קטנים. באופן טבעי יש מערכות CRM רבות – בין הבולטות שבהן ניתן לציין את Monday, Zapier, Zoho, Salesforce ו- Zendesk– ולכן חשוב לבחור נכון את זו המתאימה ביותר לעסק הספציפי שלכם. דגש נוסף בדרך לשימוש מיטבי ומיצוי התועלת שמספקת מערכת CRM היא הטמעה נכונה, ולכן כדאי להכיר את כל שלבי התהליך.
שלב ראשון: היכרות עם העסק שלכם ואפיון התהליכים
השלב הראשון בדרך להטמעה נכונה של מערכת CRM – השם, אגב, הוא ראשי תיבות של הביטוי Customer Relationship Management – הוא היכרות עם העסק שלכם. על-מנת להבטיח התאמה מושלמת, נדרש קודם כל מיפוי של התהליכים המתבצעים אצלכם במחלקות השיווק והמכירות. עוד מרכיב בשלב זה הוא אפיון הצרכים הספציפיים שלכם, כדי להבין איך אפשר לצמצם פערים בין המצב הקיים למצב הרצוי ולספק מענה מלא ככל האפשר לכל צורך.
שלב שני: בחירת המערכת
בשלב השני התובנות של מיפוי העסק והצרכים של העובדים מתורגמים להמלצות על מערכות CRM ספציפיות. מעבר לבחירה בין התוכנות השונות (מאנדיי, זוהו, זאפייר וכו'), נדרשת גם בחירה של המסלול הספציפי בתוכנה, כמובן תוך התייחסות למסגרת התקציב הנתונה של העסק שלכם.
שלב שלישי: הטמעת המערכת ופיילוט ראשוני
לאחר שנבחר ה-CRM המתאים ביותר וזה שמספק את היחס המשתלם ביותר בין עלות לתועלת, ניתן להטמיע אותו אצלכם בעסק. בשלב זה יתבצע גם פיילוט ראשוני, כדי שאנשי העסק יוכלו לחוות את דעתם על בסיס התנסות מעשית. המסקנות מהוות בסיס להתאמת המערכת – למשל באמצעות בניית דשבורדים מדויקים, יצירת אינטגרציות ואוטומציות ועוד.
שלב רביעי: הדרכה לכל העובדות והעובדים
לאחר השלמת ההטמעה, כולל ההתאמה למאפיינים הספציפיים של העבודה של נשות ואנשי המכירות והשיווק שלכם, ניתן להריץ את ה-CRM בהיקף נרחב יותר ולוודא שאין תקלות. מיד לאחר מכן תתבצע הדרכה מקיפה ויסודית לכל העובדות והעובדים שאמורים להשתמש במערכת לניהול קשרי הלקוחות. זהו שלב קריטי מפני שככל שהעובדים יהיו מיומנים יותר ובמינימום זמן, כך אפשר להשתמש במערכת, על כל הפיצ'רים והמודולים שלה, במקסימום יעילות.
שלב חמישי: תמיכה רציפה
גם לאחר ההדרכה המקיפה והמקצועית ייתכנו כמובן שאלות מצד עובדים ועובדות. כמו עם כל תוכנה חדשה, גם השימוש במערכת CRM עשוי לחייב תמיכה שוטפת, לפחות בתחילת הדרך. בהתאם חברות מקצועיות שמספקות שירותי הטמעת מערכות CRM מציעות גם ליווי צמוד ותמיכה. כשיש בכך צורך, מומלץ לוודא מהי מידת הזמינות של כל שירות, כך שתוכלו להפיק את מלוא התועלת האפשרית מה-CRM ללא עיכובים ובאופן חלק.
באתר https://topme.co.il תוכלו למצוא עוד מידע לגבי סוגים שונים של מערכות CRM והטמעתן, על בסיס ניסיון מגוון בתחום ספציפי זה.
