ההשפעות של שעון נוכחות במקום העבודה על התייעלות החברה
15.10.20 / 13:03
לאורך שנות הפעילות של כל ארגון, החל מעסק קטן של מספר עובדים ועד לארגוני ענק, מגמות של חדשנות מסייעות להתייעלות. שוו בנפשכם את ההבדל המהותי בין מפעלים יצרניים העובדים באופן ידני לבין מפעלים יצרניים המשתמשים במכשור אוטומטי או ברובוטים. גם בסדר גודל קטן יותר ניתן לבצע שינויים קלים בעלות נמוכה, שיכולים להגביר את האפקטיביות של העובדים בחברה. אחד מהשינויים הללו הוא תיעוד מכני של שעות העובדים
תיעוד שעות באמצעות שעון ממוחשב
שעון נוכחות מתעד את זמני הכניסה והיציאה של כל עובד הן במהלך הכניסה למשמרת והן ביציאה להפסקות. את הנתונים המתקבלים בשעון אפשר לייצא למערכת דוחות חיצונית או להדפיס מכרטיס הזכרון בשעון. בדרך כלל תמצאו את המכשיר במשרדים קטנים, בינוניים וגדולים בחלק הפנימי של המשרד ליד דלת הכניסה. לכל עובד יש כרטיס מיוחד המשמש לתיעוד השעות, כאשר הוא יכול להיות כרטיס עשוי קרטון עליו השעות מודפסות בדיו או כרטיס פלסטיק חכם המשמש גם לזיהוי.
למה צריך להשתמש בשעון נוכחות?
כיום, החקיקה המחמירה כנגד בעלי עסקים מחייבת להוכיח כמה שעות שהה העובד בעסק, האם זכה להפסקות והאם קבל שכר גבוה יותר עבור שעות נוספות? חוק שעות עבודה ומנוחה 2018 מגדיר את האחריות של תיעוד השעות על המעסיק. לכן, חשוב להשתמש בשעון המאפשר לכל עובד לבצע את התיעוד בעצמו ולראות בשקיפות מלאה כמה שעות עבד בכל יום.
בנוסף, שעון הנוכחות מעודד את העובדים להגיע בזמן לעבודה. אם עובד אמור להתחיל את המשמרת בשעה 10:00 למשל, והשעות שלו מתועדות הוא ימנע מלהגיע רבע שעה מאוחר יותר ולרשום שהגיע בזמן. משכורת המחושבת על פי שעות תהיה מדוייקת יותר בהתאם לכתוב בדו"ח הנוכחות של השעון.
יתרון נוסף שיש לשעון הנוכחות הוא הפקת דו"ח אחיד ונוח לחשבי השכר המחשבים את משכורותיהם של העובדים, ויכולים בתוך דקות אחדות לראות כמה שעות העובד שהה בעסק בכל חודש.
סוגי שעון נוכחות
ישנם שני סוגים עיקריים של שעוני נוכחות, שעון דיגיטלי ושעון אנאלוגי. השעון האנלוגי מדפיס את השעה בצורה מכנית. השעון הדיגיטלי מתעד את השעה במערכת ממוחשבת אליה גם העובד וגם המעסיק יכולים להתחבר. המערכת הזו מספקת לעסק דרך להתייעל בצורה משמעותית, משום שניתן לחבר אותה לתוכנת הנהלת החשבונות ולייצא את שעות העובדים בקליק אחד. ניתן גם להגדיר שעון דיגיטלי מקוון באמצעותו העובדים יכולים לתעד את שעות העבודה גם מחוץ למשרד.
שעון נוכחות בתקופת הקורונה
בתקופת הקורונה מעסיקים רבים משתמשים בשעונים דיגיטליים ובשעונים מקוונים, המאפשרים לעובדים לתעד את שעות העבודה מהבית. היתרון של השעון המקוון הוא שניתן להתחבר אליו מכל מקום באמצעות האינטרנט ולהפיק דו"ח מקצועי וברור שבו ניתן לצפות מדפדפן המחשב או הטלפון. חברות רבות משתמשות באפשרות זו כדי להמשיך את הפעילות ללא הפרעה עם צוות עובדים הנמצא במיקום מרוחק.
