כאן נכנס לתמונה איסוף חשבוניות אוטומטי. במקום שבעל העסק יעבור בכל חודש על תיבת המייל, יחפש קבצים וירכז אותם ידנית, מערכת חכמה יכולה לזהות חשבוניות, לקרוא את הנתונים שמופיעים בהן, לסווג אותן ולרכז אותן בצורה מסודרת.

אחת המערכות שפועלות בתחום היא לייזי אינוויס, מערכת ישראלית שמתמקדת באוטומציה של איסוף חשבוניות והוצאות. המערכת מאפשרת לאסוף חשבוניות מהמייל ומהוואטסאפ, לסרוק ולסווג אותן באמצעות בינה מלאכותית ולרכז את ההוצאות במקום אחד. בנוסף, ניתן להגדיר שליחה אוטומטית של דוח מסודר לרואה החשבון בתאריך קבוע.

המעבר לאוטומציה מאפשר לבעל העסק להפסיק להתייחס לאיסוף החשבוניות כאל משימה חודשית גדולה. במקום לחכות לסוף החודש, החשבוניות נאספות ומסודרות לאורך הדרך וכך ניתן לשמור על סדר, לקבל תמונה ברורה יותר של הוצאות העסק ולהפחית את כמות העבודה הידנית.

היתרונות של איסוף אוטומטי של חשבוניות

היתרון הראשון של איסוף חשבוניות אוטומטי הוא חיסכון בזמן. בעל עסק שמקבל עשרות או מאות מסמכים בחודש לא צריך לעבור באופן ידני על כל תיבת המייל, להוריד קובצי PDF, לחפש חשבוניות ישנות ולרכז הכול בתיקיות.

במערכת כמו לייזי אינוויס ניתן לחבר תיבות Gmail או Outlook ולאפשר למערכת לזהות חשבוניות שמגיעות אליהן. המערכת משתמשת בבינה מלאכותית כדי לזהות את המסמך, לקרוא פרטים כמו ספק, סכום, תאריך ומע״מ ולסווג את החשבונית בהתאם.

יתרון משמעותי נוסף הוא האפשרות לעבוד גם עם חשבוניות שלא מגיעות במייל. כאשר מתקבלת קבלה פיזית או חשבונית שנשלחת בדרך אחרת, ניתן לצלם אותה ולשלוח אותה דרך הוואטסאפ למערכת. כך גם מסמכים שנמצאים בדרך כלל מחוץ לתיבת המייל יכולים להיכנס לאותו תהליך מסודר.

ריכוז החשבוניות במקום אחד גם מאפשר להבין טוב יותר מה כבר נאסף במהלך החודש. במקום לנסות לזכור אילו ספקים כבר שלחו חשבונית ואילו מסמכים עדיין חסרים, ניתן לעבוד מתוך מערכת שמרכזת את המידע בצורה ברורה.

כיצד פועלת מערכת ניהול חשבוניות מתקדמת

מערכת מתקדמת לאיסוף חשבוניות לא מסתפקת בשמירת קובצי PDF. אחד החלקים החשובים בתהליך הוא היכולת לקרוא ולהבין את המסמך.

לייזי אינוויס משתמשת בסריקה מבוססת AI כדי לזהות מידע מתוך החשבונית, לרבות שם הספק, תאריך, סכומים ונתוני מע״מ. לאחר הזיהוי ניתן לארגן את החשבוניות לפי ספקים וקטגוריות ולרכז את הנתונים בצורה מסודרת.

היכולת הזאת הופכת את המערכת מכלי אחסון לכלי אוטומציה. במקום לקבל תיקייה מלאה במסמכים שבעל העסק עדיין צריך לפתוח ולעבור עליהם, המידע עצמו הופך לנתונים שניתן להציג ולנהל.

אחד היתרונות הבולטים הוא האפשרות לבצע סריקה גם על חשבוניות שכבר נמצאות בתיבת המייל. בהתאם למסלול, לייזי אינוויס יכולה לסרוק את היסטוריית המייל עד ארבע שנים אחורה וכך לאתר חשבוניות ישנות שאולי נשכחו או לא נשמרו בצורה מסודרת.

בסוף התהליך החשבוניות והנתונים שנאספו יכולים להיכלל בדוח מסודר שנשלח לרואה החשבון, כולל קובץ מפורט לפי חודשים, קטגוריות וספקים.

שיפור תהליכי עבודה בעסק עם אוטומציה

אוטומציה של איסוף חשבוניות משנה את תהליך העבודה בעיקר בכך שהיא מצמצמת את מספר הפעולות שבעל העסק צריך לבצע בעצמו.

במקום לזכור להוריד חשבונית בכל פעם שהיא מגיעה, לפתוח תיקייה מתאימה ולשמור אותה, ניתן להגדיר פעם אחת את מקורות המידע ולתת למערכת לבצע את מרבית התהליך באופן אוטומטי.

לדוגמה, אפשר לחבר את תיבות המייל הרלוונטיות, להשתמש בוואטסאפ עבור חשבוניות וקבלות שמגיעות ממקורות אחרים ולהגדיר מראש את המייל של רואה החשבון ואת מועד הדיווח.

לייזי אינוויס מרכזת את החשבוניות בדשבורד שמציג את הוצאות העסק לפי חודשים, ספקים וקטגוריות. המערכת גם מציגה את רכיב המע״מ בחשבוניות שנאספו, כך שבעל העסק יכול לקבל תמונה עדכנית יותר של ההוצאות ושל המע״מ שנמצא בחשבוניות שלו במהלך התקופה.

בסוף החודש ניתן להגדיר שהדוח יישלח אוטומטית לרואה החשבון. המשמעות היא שתהליך שבעבר כלל איסוף, הורדה, סידור ושליחת מסמכים יכול להפוך לתהליך שמתרחש ברובו ללא התערבות שוטפת.

טיפים לבחירת פתרון מתאים לניהול חשבוניות

בעת בחירת מערכת חשוב קודם להבין איזה חלק בתהליך רוצים לפתור. יש הבדל בין מערכת שמיועדת להנפיק חשבוניות ללקוחות לבין מערכת שמיועדת לאסוף ולנהל חשבוניות הוצאה שהעסק מקבל מספקים.

עסק שהבעיה המרכזית שלו היא רדיפה אחרי חשבוניות מספקים צריך לבדוק כיצד המערכת מבצעת איסוף בפועל. כדאי לבדוק האם היא מתחברת ישירות למייל, האם ניתן להעביר אליה חשבוניות מוואטסאפ והאם היא יודעת לקרוא ולסווג את המסמכים ולא רק לשמור אותם.

חשוב גם לבדוק מה קורה לאחר שהחשבונית נאספה. פתרון מלא יותר צריך לאפשר לראות את הנתונים בצורה מסודרת, לעקוב אחר ההוצאות ולהפוך את החומר לפורמט שנוח להעביר להנהלת החשבונות.

נקודה נוספת היא ההתאמה לשוק המקומי. עבור עסק ישראלי יש חשיבות לממשק בעברית, לטיפול נכון ברכיב המע״מ ולדוחות שרואה חשבון בישראל יכול לקבל ולעבוד איתם בצורה נוחה.

בסופו של דבר, המטרה היא לא להוסיף עוד מערכת שהעסק צריך לנהל, אלא לבחור פתרון שמוריד ממנו פעולות ידניות.

השפעת האוטומציה על השליטה בהוצאות ובמע״מ

איסוף חשבוניות מסודר מאפשר לקבל תמונה ברורה יותר של ההוצאות ושל החשבוניות שנמצאות ברשות העסק.

אחת הנקודות החשובות היא רכיב המע״מ. כאשר חשבוניות הוצאה מפוזרות בין מיילים, הודעות ומסמכים פיזיים, בעל העסק עלול לפספס מסמכים רלוונטיים. איסוף חשבוניות אוטומטי מקטין את התלות בכך שמישהו יזכור לחפש ולשמור כל חשבונית באופן ידני.

בדשבורד של לייזי אינוויס ניתן לראות פירוט של החשבוניות וההוצאות שנאספו, כולל נתוני המע״מ, פילוח לפי ספקים וקטגוריות ומעקב חודשי אחר הוצאות העסק.

השקיפות הזאת מאפשרת לבעל העסק לקבל תמונה טובה יותר של ההוצאות עוד לפני סוף תקופת הדיווח, במקום להיות תלוי רק בריכוז ידני של החומר לקראת העברתו לרואה החשבון.

גם מבחינת הנהלת החשבונות יש יתרון לתהליך מסודר: כאשר המסמכים נאספים לאורך החודש ונשלחים בצורה מאורגנת, קטן הצורך להשלים בדיעבד חשבוניות חסרות ולחפש מסמכים ברגע האחרון.

העתיד של ניהול חשבוניות בעסקים

ככל שיותר תהליכים עסקיים עוברים לאוטומציה, גם הדרך שבה עסקים מטפלים במסמכים פיננסיים משתנה. משימות שבעבר דרשו פתיחת קבצים, הקלדה ידנית וסידור בתיקיות יכולות כיום להתבצע באמצעות מערכות שיודעות לקרוא ולהבין מסמכים באופן אוטומטי.

השימוש בבינה מלאכותית בתחום מאפשר למערכות לא רק לסרוק את החשבונית, אלא גם לזהות את השדות החשובים שבה, להבין מי הספק, לזהות סכומים ומע״מ ולסווג את ההוצאה בהתאם.

עבור בעלי עסקים, המשמעות היא מעבר הדרגתי מניהול חשבוניות ידני למודל שבו רוב התהליך מתבצע מאחורי הקלעים.

לייזי אינוויס מיישמת את הגישה הזאת באמצעות שילוב של איסוף חשבוניות אוטומטי מהמייל ומהוואטסאפ, סריקה וסיווג באמצעות AI, ריכוז ההוצאות בדשבורד ושליחה אוטומטית של החומר לרואה החשבון.

בסופו של דבר, הערך המרכזי של אוטומציה בתחום אינו עוד פיצ'ר טכנולוגי, אלא האפשרות להוריד מבעלי עסקים משימה שחוזרת על עצמה בכל חודש. במקום לרדוף אחרי חשבוניות, אפשר ליצור תהליך שבו החשבוניות מגיעות למערכת, נאספות ומסודרות כמעט לבד — ובעל העסק יכול להתמקד בניהול העסק עצמו.